Gestión correcta de caja chica: apertura y reposición paso a paso


Definición: La caja chica es un fondo fijo que permite realizar pagos menores e imprevistos en cualquier negocio. Aunque parece simple, su mal manejo puede generar descuadres, errores y hasta pérdidas innecesarias.

Aquí te explico paso a paso cómo gestionarla correctamente, con ejemplos incluidos:

 Paso 1: Definir el monto de apertura de la caja chica

Este es el monto fijo con el que operará la caja chica. Debe definirse según las necesidades diarias del negocio.

Ejemplo:

  • Monto definido para caja chica: RD$10,000

Asiento contable de apertura:

CuentaDebeHaber
Caja chica10,000
Banco cuenta corriente10,000

Paso 2: Registrar los gastos realizados

Cada gasto pagado con caja chica debe registrarse con su factura o comprobante.

Ejemplo:

  • Compra de agua embotellada: RD$700

  • Envio de documentos: RD$450

Registro en libro de caja chica:

  • RD$700 - Proveedor Agua Pura (NFC) - 22/mayo

  • RD$450 - Servicios de mensajería (NFC) - 22/mayo

Total gastado: RD$1,150

Paso 3: Solicitar reposición cuando el fondo se reduzca 

Cuando se haya gastado una parte del fondo, se debe reponer el monto exacto para volver al valor inicial. Se utiliza un vale o reporte de gastos con las facturas.

Asiento contable de reposición:

CuentaDebeHaber
Gastos varios (u otros gastos)1,150
Banco cuenta corriente1,150

 Recomendaciones para el buen manejo

  • Utiliza una plantilla para el control diario de gastos.

  • Conserva todas las facturas con su fecha y concepto.

  • No uses la caja chica para pagos grandes o recurrentes.

  • La persona responsable debe rendir cuenta cada semana o mes.

Conclusión: Una caja chica bien gestionada facilita las operaciones del negocio y evita confusiones contables. Lánzate a organizar la tuya con estos pasos.

¿Tienes dudas sobre qué gastos puedes pagar con caja chica?  Deja un comentario y te responderé con ejemplos reales.

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